Letzte Aktualisierung: 19.11.17


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Anforderungen an elektronische Registrierkassen ab 01.01.2017

Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 müssen alle Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler den GDPdU entsprechen. Entspricht ein solches Kassensystem nicht den geforderten technischen Voraussetzungen, darf dieses längstens bis zum 31.12.2016 verwendet werden.


So sollten Sie sich bereits jetzt mit den ab 01.01.2017 geltenden Anforderungen an Kassensysteme beschäftigten, denn ab diesem Stichtag sind alle Buchungsdaten elektronisch und unveränderbar aufzuzeichnen und über den Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren jederzeit digital lesbar zu archivieren. Sollte das bisher genutzte Kassensystem diesen Anforderungen nicht genügen, ist eine Neuanschaffung bzw. Umrüstung bis spätestens 31.12.2016 unausweichlich, da sonst bei künftigen Betriebsprüfungen als Folge des Verlustes der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung mit Verwerfung der Kassenaufzeichnungen und dann damit verbundenen Hinzuschätzungen von Umsätzen gerechnet werden muss.


Registrierkassen dienen zum Erfassen der täglichen Bareinnahmen und sollen das Tagesgeschäft erleichtern. Wie auch das Kassenbuch, unterliegen die Aufzeichnungen, welche mittels Registrierkassen erstellt werden, einer gesetzlichen Ordnungsmäßigkeit. Diese ist in den §§ 146 und 147 der AO und in mehreren Verwaltungsanweisungen näher erläutert.


Auch die mit diesen Systemen erstellten digitalen Belege müssen diese Anforderungen erfüllen und während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Grundgedanke dieser Normen ist es, alle mittels Registrierkasse erzeugten Datensätze digital auswertbar aufzubewahren. Im Sinne des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 müssen folgende Unterlagen unverändert und vollständig aufbewahrt werden:

  • elektronisch erzeugte Rechnungen i. S. d. § 14 UStG
  • Journaldaten
  • Auswertungsdaten
  • Programmierdaten
  • Stammdaten-Änderungen
  • Tagesendsummenbons mit Z-Nummer
  • Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen
  • Bedienungsanleitungen

Es liegt dabei in der Pflicht des Steuerpflichtigen, die mittels Registrierkasse gespeicherten Daten aufzubewahren und per Datenträger der Finanzverwaltung in einem auswertbaren Format bereitzustellen. Sind die Speichermöglichkeiten der Kasse begrenzt, ist eine interne Speichererweiterung oder ein externes Speichermedium nötig. Werden die Daten extern gespeichert, sind diese ebenfalls unveränderbar, jederzeit lesbar und manipulationssicher aufzubewahren. Entspricht die Kasse nicht den o. g. technischen Voraussetzungen, darf diese längstens bis 31.12.2016 verwendet werden.


Die Finanzverwaltung fordert darüber hinaus zusätzlich die Aufbewahrung der zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen wie insbesondere

  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • alle Programmabrufe nach jeder Änderung (z. B. bei Artikelpreisen)
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern
  • Anweisungen zu maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen - zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten
  • alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDVRegistrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte)

Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen. Werden zusätzliche Dokumente wie Journalrollen, Grand-Total-Speicher oder Protokolle über Kassendefekte aufbewahrt, können diese die Vollständigkeit der Kassenaufzeichnungen unterstützen. Dabei sollten ungewöhnliche Vorgänge, wie z. B. der Defekt der Registrierkasse, gesondert protokolliert werden.


Bei der eventuellen Neuanschaffung eines Kassensystems sollte neben den Anschaffungskosten für die Hardware auch die Kosten der Software sowie Einrichtung des Systems mit einkalkuliert werden. Je nach Branche variieren diese Kosten stark und stellen einen nicht zu vernachlässigenden Faktor dar. Durch die hohe Informationsdichte der Kassendaten könnten diese auch zur Überprüfung der Arbeitszeit von Arbeitnehmer herangezogen werden. Gerade bei Saisongeschäften im Zusammenhang mit dem Mindestlohn kann dies problematisch werden.


Die Kassenführung ist zweifelsfrei ein Schwerpunkt in Betriebsprüfungen. Die fortlaufende Weiterentwicklung der elektronischen Datenverarbeitung eröffnet der Finanzverwaltung neue Möglichkeiten, diese elektronischen Datenvolumen auszuwerten. Die Auswertungen erreichen dadurch eine andere Qualität, da eine Vielzahl von Verprobungen mit wenig Zeitaufwand möglich ist.


Quelle Lexinform-aktuell-2015-0029-0010

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